Podemos conceituar o Conhecimento de Transporte Eletrônico como sendo um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar, para fins fiscais, uma prestação de serviço de transporte de cargas realizada por qualquer modal (Rodoviário, Aéreo, Ferroviário, Aquaviário e Dutoviário). Sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente (garantia de autoria e de integridade) e pela recepção e autorização de uso, pelo Fisco.

O Conhecimento de Transporte Eletrônico tem validade em todos os Estados da Federação. A legislação em âmbito nacional já está aprovada e pode ser consultada no link Legislação e Documentos.

O Conhecimento de Transporte Eletrônico proporciona benefícios a todos os envolvidos na prestação do serviço de transporte:

Para os emitentes do Conhecimento de Transporte Eletrônico (empresas de Transporte de Cargas) podemos citar os seguintes benefícios:

• Redução de custos de impressão do documento fiscal, uma vez que o documento é emitido eletronicamente. O modelo do CT-e contempla a impressão de um documento em papel, chamado de Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACTE), cuja função é acompanhar a realização da prestação de serviço e conseqüentemente o trânsito das mercadorias transportadas, além de possibilitar ou facilitar a consulta do respectivo CT-e na internet. Apesar de ainda haver, portanto, a impressão de um documento em papel, deve-se notar que este pode ser impresso em papel comum A4 (exceto papel jornal).
• Redução de custos de aquisição de papel, pelos mesmos motivos expostos acima;
• Redução de custos de armazenagem de documentos fiscais . Atualmente os documentos fiscais em papel devem ser guardados pelos contribuintes, para apresentação ao fisco pelo prazo decadencial. A redução de custo abrange não apenas o espaço físico necessário para adequada guarda de documentos fiscais como também toda a logística que se faz necessária para sua recuperação. Um contribuinte que emita, hipoteticamente, 100 conhecimentos de transporte por dia, contará com aproximadamente 2.000 conhecimentos por mês, acumulando cerca de 120.000 ao final de 5 anos. Ao emitir os documentos apenas eletronicamente a guarda do documento eletrônico continua sob responsabilidade do contribuinte, mas o custo do arquivamento digital é muito menor do que o custo do arquivamento físico;
• GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos: O CT-e é um documento estritamente eletrônico e não requer a digitalização do original em papel. Sendo assim, possibilita a otimização dos processos de organização, a guarda e o gerenciamento de documentos eletrônicos, facilitando a recuperação e intercâmbio das informações.
• Simplificação de obrigações acessórias: Inicialmente o CT-e prevê dispensa de Autorização de Impressão de Documentos Fiscais - AIDF. No futuro outras obrigações acessórias poderão ser simplificadas ou eliminadas com a adoção da CT-e;
• Redução de tempo de parada de caminhões em Postos Fiscais de Fronteira: Com o CT-e, os processos de fiscalização realizados nos postos fiscais de fiscalização de mercadorias em trânsito serão simplificados, reduzindo o tempo de parada dos veículos de cargas nestas unidades de fiscalização;
• Incentivo a uso de relacionamentos eletrônicos com clientes (B2B): O B2B (business-to-business) é uma das formas de comércio eletrônico existentes e envolve as empresas (relação empresa - à - empresa). Com o advento do CT-e, espera-se que tal relacionamento seja efetivamente impulsionado pela utilização de padrões abertos de comunicação pela Internet e pela segurança trazida pela certificação digital.

Para as empresas tomadoras da Prestação de Serviços do Conhecimento Eletrônico (compradoras), podemos citar os seguintes benefícios:

• Eliminação de digitação de Conhecimentos na recepção das Prestações de serviços de Transporte Recebidas, uma vez que poderá adaptar seus sistemas para extrair as informações, já digitais, do documento eletrônico recebido. Isso pode representar redução de custos de mão-de-obra para efetuar a digitação, bem como a redução de possíveis erros de digitação de informações;
• Redução de erros de escrituração, devido à eliminação de erros de digitação de conhecimentos de transporte de cargas;
• GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos, conforme os motivos expostos nos benefícios das empresas emitentes;
• Incentivo a uso de relacionamentos eletrônicos com fornecedores (B2B), pelos motivos já expostos anteriormente.

Benefícios para a Sociedade:

• Redução do consumo de papel, com impacto positivo em termos ecológicos;
• Incentivo ao comércio eletrônico e ao uso de novas tecnologias;
• Padronização dos relacionamentos eletrônicos entre empresas;
• Surgimento de oportunidades de negócios e empregos na prestação de serviços ligados ao CT-e.

Benefícios para os Contabilistas:

• Facilitação e simplificação da Escrituração Fiscal e contábil;
• GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos, conforme os motivos expostos nos benefícios das empresas emitentes;
• Oportunidades de serviços e consultoria ligados CT-e.

Benefícios para o Fisco:

• Aumento na confiabilidade do conhecimento de transporte de cargas;
• Melhoria no processo de controle fiscal, possibilitando um melhor intercâmbio e compartilhamento de informações entre os fiscos;
• Redução de custos no processo de controle dos conhecimentos capturados pela fiscalização de mercadorias em trânsito;
• Diminuição da sonegação e aumento da arrecadação sem aumento de carga tributária;
• GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos, conforme os motivos expostos nos benefícios das empresas emitentes;
• Suporte aos projetos de escrituração eletrônica contábil e fiscal da Secretaria da Receita Federal e demais Secretarias de Fazendas Estaduais (Sistema Público de Escrituração Digital - SPED).

Atualmente a legislação nacional permite que o CT-e substitua os seguintes documentos utilizados pelos modais para cobertura de suas respectivas prestações de serviços:

1. Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, modelo 8;
2. Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas, modelo 9;
3. Conhecimento Aéreo, modelo 10;
4. Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 11;
5. Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 27;
6. Nota Fiscal de Serviço de Transporte, modelo 7, quando utilizada em transporte de cargas.

Os documentos que não foram substituídos pelo CT-e devem continuar a ser emitidos de acordo com a legislação em vigor.

A principal mudança para os Tomadores de serviço de empresas de transporte de cargas usuárias do CT-e é a necessidade de verificação da validade da assinatura digital e a autenticidade do arquivo digital, bem como a concessão da Autorização de Uso do CT-e mediante consulta eletrônica nos sites das Secretarias de Fazenda ou Portal Nacional do conhecimento Eletrônico.

O emitente e o tomador do CT-e deverão conservar o documento eletrônico em arquivo digital pelo prazo previsto na legislação, para apresentação ao fisco quando solicitado, e utilizar o código ?57? na escrituração do CT-e para identificar o modelo.

Caso o Tomador de serviço não seja credenciado a emitir CT-e, alternativamente à conservação do arquivo digital já mencionado, ele poderá conservar o DACTE relativo ao CT-e e efetuar a escrituração do CT-e com base nas informações contidas no DACTE, desde que feitas as verificações citadas acima.

Sim. A Receita Federal e os Estados da Federação aprovaram o Modelo de Conhecimento de Transporte Eletrônico pelo Ajuste SINIEF 09/07 e suas alterações. Independentemente de determinada Unidade da Federação estar ou não preparada para que seus contribuintes sejam emissores de Conhecimento de Transporte Eletrônico, o modelo é reconhecido como hábil para acobertar o trânsito e o recebimento de mercadorias em qualquer parte do território nacional.

Importante destacar que mesmo as Unidades Federadas que ainda não estão aptas a autorizar contribuintes a serem emissores de CT-e estarão aptas ao recebimento dos Conhecimentos Eletrônicos, que contenham Destinatários da Carga em seus Estados.

A estratégia de implantação nacional iniciou pelo credenciamento voluntário de empresas que se interessaram em aderir ao projeto de conhecimento de transporte eletrônico em substituição aos correspondentes modelos de documentos fiscais em papel equivalentes. Para a fase piloto, o projeto contou com a adesão de contribuintes de todos os portes nos diversos modais de transporte de cargas existentes.

Na data de 22.12.2011 foi publicado o Ajuste SINIEF 18/11, alterado pelo Ajuste SINIEF 08/12, instituindo relação de datas para início da obrigatoriedade para emissão do CT-e em substituição aos documentos em papel equivalentes. Segundo este documento, os contribuintes do ICMS em substituição aos documentos citados na cláusula primeira do citado Ajuste ficam obrigados ao uso do CT-e, nos termos do § 3º, a partir das seguintes datas:

1. 1º de dezembro de 2012, para os contribuintes do modal:
   1. rodoviário relacionados no Anexo Único;
   2. dutoviário;
   3. aéreo;
   4. ferroviário;
2. 1º de março de 2013, para os contribuintes do modal aquaviário;
3. 1º de agosto de 2013, para os contribuintes do modal rodoviário, cadastrados com regime de apuração normal;
4. 1º de dezembro de 2013, para os contribuintes:
   1. do modal rodoviário, optantes pelo regime do Simples Nacional;
   2. cadastrados como operadores no sistema Multimodal de Cargas.

A obrigatoriedade da utilização do CT-e é fixada pelo Ajuste SINIEF 09/07, nos termos do disposto na cláusula vigésima quarta, ficando dispensada a observância dos prazos nessa contidos na hipótese de contribuinte que possui inscrição em uma única unidade federada.

• Cláusula vigésima quarta Os contribuintes do ICMS em substituição aos documentos citados na cláusula primeira deste ajuste ficam obrigados ao uso do CT-e, nos termos do § 3º, a partir das seguintes datas:

  1. 1º de dezembro de 2012, para os contribuintes do modal:
     1. rodoviário relacionados no Anexo Único;
     2. dutoviário;
     3. aéreo;
     4. ferroviário.
  2. 1º de março de 2013, para os contribuintes do modal aquaviário;
  3. 1º de agosto de 2013, para os contribuintes do modal rodoviário, cadastrados com regime de apuração normal;
  4. 1º de dezembro de 2013, para os contribuintes:
     1. do modal rodoviário, optantes pelo regime do Simples Nacional;
     2. cadastrados como operadores no sistema Multimodal de Cargas.
• Parágrafo único. Ficam mantidas as obrigatoriedades estabelecidas pelas unidades federadas em datas anteriores a 31 de dezembro de 2011.

As empresas interessadas em emitir CT-e deverão, em resumo:

• Estar credenciada para emitir CT-e junto à Secretaria da Fazenda do Estado em que está estabelecida. O credenciamento em uma Unidade da Federação não credencia a empresa perante as demais Unidades, ou seja, a empresa deve solicitar credenciamento em todos os Estados em que possuir estabelecimentos e nos quais deseja emitir CT-e;
• Possuir certificado digital (emitido por Autoridade Certificadora credenciado ao ICP-BR) contendo o CNPJ da empresa;
• Possuir acesso à internet;
• Adaptar o seu sistema de faturamento para emitir o CT-e ou utilizar o "Emissor de CT-e", para os casos de empresa de pequeno porte (modais rodoviários e aquaviários);
• Testar seus sistemas em ambiente de homologação em todas as Secretarias da Fazenda em que desejar emitir CT-e;
• Obter a autorização da Secretaria da Fazenda para emissão de CT-e em ambiente de produção (CT-e com validade jurídica).

Para o CT-e não existe mais a figura da AIDF. O procedimento de autorização do documento fiscal passa a ser automático e executado para cada Conhecimento de Transporte a ser emitido.

Neste momento, ficam mantidas todas as obrigações acessórias a que os contribuintes estão sujeitos atualmente, com exceção da AIDF para a emissão de Conhecimento de Transporte Eletrônico.

Com a implantação progressiva do CT-e, bem como os demais subprojetos do Sistema Públicos de Escrituração Digital (SPED), Escrituração fiscal e Escrituração Contábil Digitais, a tendência é que, futuramente, diversas obrigações acessórias, como as citadas, sejam paulatinamente substituídas ou dispensadas.

Não. As obrigações acessórias a que os contribuintes estão sujeitos deverão contemplar também as informações já transmitidas por meio do Conhecimento de Transporte Eletrônico.

Com a implantação progressiva do CT-e, bem como os demais subprojetos do Sistema Públicos de Escrituração Digital (SPED), tais como, a Escrituração Fiscal e Escrituração Contábil Digitais, a tendência é que, futuramente, estas informações já estejam todas contempladas nos diversos módulos do sistema. Até a efetiva implantação destes módulos, as informações continuam devendo ser fornecidas ao Fisco conforme legislação em vigor.

Não. O emitente do documento, bem como, o tomador do serviço de transporte deverão manter em arquivo digital todos os CT-es emitidos pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais. Quando solicitado, quer seja ao emitente ou ao tomador do serviço, deverá ser apresentado à administração tributária solicitante o arquivo digital devidamente autorizado.

Caso o tomador do serviço não seja credenciado para a emissão de NF-e ou CT-e, poderá armazenar apenas o DACTE, pelo prazo decadencial, além de se cercar de todos os cuidados de verificação da veracidade das informações descritas no DACTE.

Não há previsão deste serviço, pelo menos no curto e médio prazo. Da mesma forma que a guarda dos conhecimentos de Transporte de cada modal emitido em papel fica a cargo dos contribuintes, também a cargo destes ficará a guarda dos documentos eletrônicos. Ressalte-se que os recursos necessários para a guarda do documento digital, incluindo backup, têm um custo muito inferior do que a guarda dos documentos físicos, permitindo ainda a rápida recuperação do arquivo e suas informações.

Na recepção do CT-e pela Secretaria da Fazenda, para fins de autorização de uso, é feita uma validação de forma, sendo validados:

• Assinatura digital ? para garantir a autoridade do CT-e e sua integridade;
• Leiaute do CT-e - para garantir que não ocorram erros de preenchimento dos campos e que todas as regras de validação foram observadas;
• Numeração do CT-e - para garantir que o mesmo CT-e não seja recebido mais do que uma vez;
• Emitente autorizado - se a empresa emitente do CT-e está credenciada e autorizada a emitir CT-e na Secretaria da Fazenda;

Dessa forma, um CT-e estar com seu uso autorizado pela Secretaria da Fazenda (SEFAZ) significa simplesmente que a SEFAZ recebeu uma declaração da realização de uma determinada prestação de serviço de transporte a partir de determinada data e que verificou previamente determinados aspectos formais (autoria, leiaute, numeração e autorização do emitente) daquela declaração, não se responsabilizando, em nenhuma hipótese, pelo aspecto de mérito da mesma que é de inteira responsabilidade do emitente do documento fiscal.

Caso na validação sejam detectados erros ou problemas com assinatura digital, formato de campos ou numeração, o CT-e será rejeitado, não sendo, neste caso, gravado no Banco de Dados da SEFAZ.

Importante: ao rejeitar um CT-e, a SEFAZ sempre indicará o motivo da rejeição na forma de códigos de erros e a respectiva mensagem de erro. Esses códigos podem ser consultados no Manual de Orientação do Contribuinte.

A SEFAZ poderá, ainda, denegar um CT-e caso o emitente não esteja mais autorizado a emitir CT-e. Neste caso, aquele CT-e será gravado no banco de dados da SEFAZ com status Denegado o uso e o contribuinte não poderá utilizá-lo. Em outras palavras, o número do CT-e denegada não poderá mais ser utilizado, cancelado ou inutilizado.

A infra-estrutura de recepção dos CT-e é dimensionada para que um lote de Conhecimentos Eletrônicos seja autorizado em poucos segundos. O tempo máximo de autorização por lote é dimensionado em até 3 (três) minutos.

A numeração utilizada pelo CT-e será distinta e independente da numeração utilizada pelo Conhecimento de Transporte em papel. Ressalte-se que o CT-e é uma nova espécie de documento fiscal, modelo "57".

Independentemente do tipo de prestação, a numeração do CT-e será seqüencial de 1 a 999.999.999, por estabelecimento e por série, devendo ser reiniciada quando atingido este limite.

O contribuinte poderá adotar séries distintas para a emissão do CT-e, designadas por algarismos arábicos, em ordem crescente, vedada a utilização de subsérie, observado o disposto em ato COTEPE.

A legislação do ICMS considera cada estabelecimento do contribuinte um estabelecimento autônomo para efeito de cumprimento de obrigação acessória, salvo disposições específicas previstas em Regimes Especiais.

Assim, cada estabelecimento do contribuinte deverá estar inscrito no cadastro de contribuintes do ICMS e emitir os documentos fiscais previstos na legislação.

A emissão do CT-e depende de prévio credenciamento do contribuinte junto à SEFAZ de circunscrição do estabelecimento interessado.

O processo de geração e transmissão do CT-e é um processo eletrônico e pode ser realizado em qualquer local, desde que o CT-e seja emitido por um emissor credenciado e assinado digitalmente com o certificado digital de algum estabelecimento da empresa credenciada.

O Conhecimento de Transporte de Cargas Eletrônico - CT-e, somente poderá ser emitido após ser conhecido o documento originário que dará origem a prestação de serviço. Este documento pode ser uma nota fiscal tradicional impressa no modelo 1 ou 1-A, uma nota fiscal eletrônica modelo 55, um CTRC de uma transportadora anterior, enfim, qualquer documento permitido pela legislação vigente para acompanhar a circulação ou documentar prestação de serviço anterior, relativa a carga que estará sendo movimentada pela prestação de serviço que irá iniciar.

No caso de uma prestação acobertada por CT-e, sua emissão, bem como a impressão do DACTE, deve observar os prazos previstos na legislação para a emissão dos documentos fiscais que documentam prestação de serviços de transporte.

Em relação ao DACTE é indiferente para a SEFAZ o momento de sua impressão dentro da rotina operacional interna da empresa, que poderá ser posterior ou não ao carregamento da mercadoria, desde que o DACTE correspondente ao CT-e que acobertará a prestação a esteja acompanhando desde o seu início.

Com o intuito de mobilidade logística, é facultado ao contribuinte emissor do CT-e o envio do arquivo eletrônico do CT-e devidamente autorizado pela SEFAZ ao local onde o veículo se encontra em carregamento para que o mesmo possa ser impresso em impressora laser disponível na localidade e entregue para seguir viagem juntamente com as respectivas notas fiscais impressas ou eletrônicas que foram declaradas no conhecimento eletrônico.

O CT-e é um documento autônomo e a sua emissão deve ser feita conhecimento a conhecimento, sendo que cada CT-e deve ter a sua assinatura digital individual.

O processo de transmissão do CT-e deve ser realizado em lotes. O lote de CT-e pode conter até 50 CT-e (ou seja, pode conter até mesmo um único CT-e), não devendo, entretanto, exceder o tamanho máximo de 500 Kbytes.

Não. Os CT-e podem ser transmitidos em lote, mas a validação é sempre individual, conhecimento a conhecimento.

Desta forma, se num lote de 50 CT-es 3 forem rejeitados, a SEFAZ retornará a autorização de uso de 47 CT-es e a rejeição de 3.

Não, o modelo nacional do conhecimento de transporte eletrônico pressupõe a existência de arquivo eletrônico autônomo com assinatura digital gerada pelo contribuinte a partir de seus sistemas, ou a partir de sistema adquirido de terceiros, ou ainda, a partir do programa emissor de CT-e, disponibilizado pela SEFAZ para uso pelas micro e pequenas empresas.

Após ter o seu uso autorizado pela SEFAZ, um CT-e não poderá sofrer qualquer alteração, pois qualquer modificação no seu conteúdo invalida a sua assinatura digital.

O emitente poderá:

• antes de iniciada a prestação de serviço de transporte, efetuar o cancelamento do CT-e, por meio da geração de um arquivo XML específico para isso. Da mesma forma que foi realizada a emissão de um CT-e, o pedido de cancelamento de um CT-e também deverá ser autorizado pela SEFAZ. O Layout do arquivo de solicitação de cancelamento poderá ser consultado no Manual de Integração do Contribuinte.
• caso o erro tenha gerado emissão de um CT-e com valor inferior ao correto, o contribuinte poderá emitir um CT-e complementar, contendo as diferenças faltantes no CT-e inicial, por meio de geração de um arquivo XML no mesmo padrão do primeiro emitido com erro.
• sanar erros em campos específicos do CT-e, não vedados pela legislação, por meio de Carta de Correção Eletrônica - CC-e transmitida à Secretaria da Fazenda. A Carta de Correção Eletrônica - CC-e deve atender ao leiaute estabelecido em Ato COTEPE, conter assinatura digital do emitente e ser transmitida via internet. Quando houver mais de uma CC-e para uma mesmo CT-e, deverão ser consolidadas na última CC-e todas as informações retificadas anteriormente.
• poderá ainda, em caso de CT-e emitidos incorretamente com valor superior ao correto, utilizar-se da Anulação de Débitos, prevista na cláusula 17ª do Ajuste SINIEF 09/07.

Somente poderá ser cancelado um CT-e que tenha sido previamente autorizado o seu uso pelo Fisco e desde que não tenha ainda ocorrido o fato gerador, ou seja, em regra, ainda não tenha ocorrido o inicio da prestação de serviço de transporte. Caso tenha sido emitida Carta de Correção Eletrônica relativa a determinado CT-e, nos termos da cláusula décima sexta, este não poderá ser cancelado.

Os Conhecimentos de Transporte autorizados na versão 1.04 de leiaute poderão ser cancelados em até 7 dias (168 horas) a partir da data de emissão do documento.

Para proceder o cancelamento, o emitente deverá fazer um pedido específico gerando um arquivo XML para isso. Da mesma forma que efetuou a emissão de um CT-e, o pedido de cancelamento também deverá ser autorizado pela SEFAZ. O Layout do arquivo de solicitação de cancelamento poderá ser consultado no Manual de Orientação do Contribuinte.

O status de um CT-e (autorizado, cancelado, etc) sempre poderá ser consultado no site da Secretaria da Fazenda do Estado da empresa emitente.

Após a concessão da Autorização de Uso do CT-e, o emitente poderá sanar erros em campos específicos do CT-e, por meio de Carta de Correção Eletrônica - CC-e transmitida à Secretaria da Fazenda.

Não poderão ser sanados erros relacionados:

1. as variáveis que determinam o valor do imposto tais como: base de cálculo, alíquota, diferença de preço, quantidade, valor da prestação;
2. a correção de dados cadastrais que implique mudança do emitente, tomador, remetente ou do destinatário;
3. a data de emissão ou de saída.

A Carta de Correção Eletrônica - CC-e deverá:

1. observar o leiaute estabelecido em Ato Cotepe;
2. conter assinatura digital do emitente, certificada por entidade credenciada pela Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, contendo o CNPJ do emitente ou da matriz;
3. ser transmitida via Internet, com protocolo de segurança ou criptografia.

Quando houver mais de uma CC-e para um mesmo CT-e, deverão ser consolidados no último CC-e todas as informações retificadas anteriormente.

Vedada a utilização da Carta de Correção em papel a partir de 1º de junho de 2014.

Um CT-e autorizado pela SEFAZ não pode ser mais modificado, mesmo que seja para correção de erros de preenchimento. Ressalte-se que o CT-e tem existência própria e a autorização de uso do mesmo está vinculado ao documento eletrônico original, de modo que qualquer alteração de conteúdo irá invalidar a assinatura digital do referido documento e a respectiva autorização de uso.

Também é possível sanar erros (não vedados pela legislação) em campos específicos do CT-e por meio de Carta de Correção Eletrônica - CC-e transmitida à Secretaria da Fazenda. A Carta de Correção Eletrônica - CC-e deverá observar o leiaute estabelecido em Ato COTEPE, que até a presente data ainda não foi publicado. Enquanto não disponível a Carta de Correção Eletrônica, os contribuintes poderão consultar a Secretaria de Fazenda competente para obter orientações quanto à disponibilidade e forma de emissão de Carta de Correção em papel.

Importante destacar, entretanto, que se os erros forem detectados pelo emitente antes do inicio da prestação, o CT-e poderá ser cancelado e ser então emitido um conhecimento eletrônico com as correções necessárias. Há ainda a possibilidade de emissão de CT-e complementar nas situações previstas na legislação Estadual.

Durante a emissão de CT-e é possível que ocorra, eventualmente, por problemas técnicos ou de sistemas do contribuinte, uma quebra da seqüência da numeração. Exemplo: o CT-e nº 100 e a nº 110 foram emitidos, mas a faixa 101 e 109, por motivo de ordem técnica, não foi utilizada antes da emissão do nº 110.

A funcionalidade de inutilização de número do CT-e tem a finalidade de permitir que o emissor comunique à SEFAZ, até o décimo dia do mês subseqüente, os números de CT-e que não serão utilizados em razão de ter ocorrido uma quebra de seqüência da numeração do CT-e. A inutilização de número só é possível caso a numeração ainda não tenha sido utilizada em nenhum CT-e (autorizado, cancelado ou denegado).

Importante destacar que a inutilização do número tem caráter de denúncia espontânea do contribuinte de irregularidades de quebra de seqüência de numeração, podendo o fisco não reconhecer o pedido nos casos de dolo, fraude ou simulação apurados.

Não há regras estabelecidas da forma como o transportador irá entregar o CT-e a seu cliente Tomador do Serviço, de modo que esta entrega pode ocorrer da melhor maneira que as partes envolvidas escolherem. A transmissão, em comum acordo com as partes poderá ocorrer, por exemplo: por e-mail, disponibilizado num site e acessível mediante uma senha etc.

A entrega do CT-e ao tomador do serviço é, no entanto, obrigatória, pois este é o documento fiscal que possui validade jurídica para todos os fins.

A consulta do CT-e pode ser realizada através da informação da chave de acesso impressa no DACTE, tanto no Portal Nacional dos documentos eletrônicos como no site da SEFAZ do Estado de Emissão do CT-e.

É importante frisar que a consulta do CT-e na internet permite que o Tomador do Serviço tenha mais segurança na prestação, pois é um mecanismo de verificação se a mesma foi declarada ao fisco.

Cabe destacar que o tomador de serviço não necessita imprimir qualquer documento para comprovar que realizou a consulta de validade do CT-e.

Os conhecimentos eletrônicos autorizados podem ser consultados tanto no Portal Nacional do CT-e como no site da SEFAZ do Estado Emitente do CT-e.

Para a visualização das informações do CT-e é necessário fornecer a Chave de Acesso do Conhecimento de Transporte Eletrônico, impressa no Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico - DACTE. Esta chave é composta das seguintes informações: UF, Ano/Mês, CNPJ, Modelo, Série, Número CT-e, Código Numérico e dígito verificador. Esta chave pode ser digitada, capturada com o uso do Leitor de Código de Barras unidimensional, ou obtida diretamente do arquivo eletrônico do CT-e.

A consulta aos dados completos do CT-e pode ser realizada dentro do prazo de 180 (cento e oitenta) dias após a recepção pela SEFAZ. Findo este prazo, a consulta poderá retornar informações parciais que identifiquem o CT-e (número, data de emissão, CNPJ do emitente e do destinatário, valor e sua situação), e que ficarão disponíveis pelo prazo decadencial.

Atenção: Na consulta na Internet não é possível imprimir a imagem ou representação gráfica do CT-e, e nem o seu DACTE. O usuário conseguirá, no entanto visualizar as suas informações.

Os ambientes autorizadores de Conhecimento de Transporte Eletrônico disponibilizarão a consulta completa aos dados do CT-e pelo prazo mínimo de 180 (cento e oitenta) dias após a recepção pela SEFAZ. Exaurido o prazo estabelecido pelo ambiente autorizador, a consulta retornará informações parciais que identifiquem o CT-e (número, data de emissão, CNPJ do emitente e do destinatário, valor e sua situação), denominada "consulta resumida".

Os Documentos Auxiliares são mera representação gráfica dos documentos eletrônicos NF-e e CT-e, e não são os documentos eletrônicos.

O transportador e o tomador do serviço de transporte deverão manter em arquivo digital os CT-e pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais, devendo ser apresentados à administração tributária, quando solicitado. Quando o tomador não for contribuinte credenciado à emissão de documentos fiscais eletrônicos poderá, alternativamente, manter em arquivo o DACTE relativo ao CT-e da prestação, quando solicitado.

Contudo, a obrigação de verificar a validade da assinatura digital, a autenticidade do documento eletrônico emitido e a existência de Autorização de uso do arquivo se aplica a todos os destinatários, sejam eles credenciados a emitir eletronicamente ou não, tratando-se de uma segurança adicional ao destinatário e tomador.

O Manual de Orientação do Convênio ICMS 57/95 (SINTEGRA) prevê o tratamento para a situação reportada, no item especifico, a seguir transcrito:

".... - CAMPO XX - Se o número do documento fiscal tiver mais de 6 dígitos, preencher com os 6 últimos dígitos"

O DACTE (Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico) é uma representação simplificada do CT-e. Tem as seguintes funções:

• conter a chave numérica com 44 posições para consulta das informações do Conhecimento de Transporte Eletrônico (Chave de Acesso);
• acompanhar a mercadoria em trânsito, fornecendo informações básicas sobre a prestação em curso (emitente, destinatário, valores, etc);
• Auxiliar na escrituração das operações documentadas por CT-e, no caso do tomador do serviço não ser contribuinte credenciado a emitir documentos fiscais eletrônicos.

Características do DACTE:

• O DACTE deve ser impresso pelo vendedor da mercadoria antes da circulação dela;
• O DACTE somente poderá ser utilizado para transitar com as mercadorias após a concessão da Autorização de Uso do respectivo CT-e;
• Quando a legislação tributária previr a utilização de vias adicionais para os documentos previstos nos incisos da cláusula primeira, o contribuinte que utilizar o CT-e deverá imprimir o DACTE com o número de cópias necessárias para cumprir a respectiva norma, sendo todas consideradas originais;
• Deverá ter formato mínimo A5 (210 x 148 mm) e máximo A4 (210 x 297 mm), impresso em papel, exceto papel jornal, podendo ser utilizadas folhas soltas, papel de segurança ou formulário contínuo, bem como ser pré-impresso, e possuir títulos e informações dos campos grafados de modo que seus dizeres e indicações estejam bem legíveis;
• O DACTE poderá conter outros elementos gráficos, desde que não prejudiquem a leitura do seu conteúdo ou do código de barras por leitor óptico;
• É permitida a impressão, fora do DACTE, de informações complementares de interesse do emitente e não existentes em seu leiaute;
• Quando da impressão em formato inferior ao tamanho do papel, o DACTE deverá ser delimitado por uma borda;
• O contribuinte, mediante autorização de cada unidade federada envolvida no transporte, poderá alterar o leiaute do DACTE, previsto em Ato COTEPE, para adequá-lo às suas prestações, desde que mantidos os campos obrigatórios do CT-e constantes do DACTE.

O código de barras unidimensional contém a chave de acesso do Conhecimento de Transporte eletrônico e permite o uso de leitor de código de barras para consultar o CT-e no portal da Fazenda e nos sistemas de controle do contribuinte.

Esse código é apenas uma representação do Código de Acesso do CT-e (um código numérico de 44 posições). Reforçamos que o DACTE deve conter as duas representações, ou seja, deverá conter tanto o código numérico da Chave de Acesso como o código de barras correspondente.

O DACTE deve ser impresso pelo emitente do CT-e antes do início da prestação do serviço, pois uma prestação de serviço de transporte documentado por um CT-e sempre deverá estar acompanhado do DACTE correspondente.

Respeitada a condição anteriormente descrita, o DACTE poderá ser impresso, reimpresso ou copiado para atender às obrigações tributárias dos contribuintes envolvidos.

Para que não haja nenhuma divergência entre o DACTE e o CT-e, o ideal é que o DACTE seja impresso pelo mesmo sistema gerador do CT-e. Não poderá haver divergências entre o CT-e e sua representação gráfica (DACTE).

Deverá ser impresso em papel comum, exceto papel jornal, e deverá ter formato mínimo A5 (210 x 148 mm) e máximo A4 (210 x 297 mm, podendo ser utilizadas folhas soltas, papel de segurança ou formulário contínuo, bem como ser pré-impresso, e possuir títulos e informações dos campos grafados de modo que seus dizeres e indicações estejam bem legíveis.

A segurança do sistema não é do DACTE em si, mas sim do CT-e a que ele se refere. A chave contida no DACTE é que permitirá, através de consulta no ambiente SEFAZ, verificar se aquela prestação está ou não regularmente documentada por documento fiscal hábil (CT-e) e a que prestação este documento eletrônico se refere.

A regra geral é que o transportador e o tomador do serviço de transporte deverão manter em arquivo digital os CT-e pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais, devendo ser apresentados à administração tributária, quando solicitado.

O tomador do serviço deverá, antes do aproveitamento de eventual crédito do imposto, verificar a validade e autenticidade do CT-e e a existência de Autorização de Uso do CT-e.

Quando o tomador não for contribuinte credenciado à emissão de documentos fiscais eletrônicos poderá, alternativamente, manter em arquivo o DACTE relativo ao CT-e da prestação, quando solicitado.

Reforçamos que o tomador sempre deverá verificar a validade da assinatura digital e a autenticidade do arquivo digital do CT-e, e a concessão da Autorização de Uso do CT-e.

O emitente deverá realizar a reimpressão do DACTE e encaminhá-lo ao transportador ou ao tomador, caso a mercadoria já tenha sido entregue. O trânsito da mercadoria documentado por um CT-e sempre deverá estar acompanhado do DACTE correspondente.